إدارة الوقت
أكيد أنك كتبت داخل خانة بحث قوقل: مهارة إدارة الوقت، لتجد العديد من المقالات بهذا الخصوص، ساقدم لك اليوم عرضا مفصلا في شكل بحث حول إدارة الوقت، بحيث لن تحتاج إلى مصادر أخرى.
إدارة الوقت/ كيف تنظم وقتك وترتب أولوياتك
يشتكي الكثير من الناس في وقتنا الحاضر من مشكلة عدم توفر الوقت، غير أنه في الواقع هم من يجهلون كيفية إدارة الوقت و ترتيب الأولويات، فالمشكلة ليست بالوقت لكنها في إدارة الذات.
إدارة الوقت/ كيف تنظم وقتك وترتب أولوياتك |
مفهوم إدارة الوقت
باللغة الإنجليزية: Time Management، وهي الطرق والوسائل التي تساعد الفرد على الاستفادة القصوى من وقته، في تحقيق أهدافه وخلق التوازن في حياته ما بين الواجبات، الرغبات، والأهداف.
خصائص الوقت
لما تعرف خصائصه، ستدرك حتما اهمية تنظيم الوقت.
- الوقت لا يباع ولا يشترى، ولا يستأجر.
- الوقت لا يخزن، ولا يعوض.
- لو فات من عمرك ثانية واحدة، فلن تستطيع إرجاعها.
أهمية تعلم هاته المهارة
على كل فرد يريد رفع انتاجيته، أن يدرك أهمية إدارة الوقت، والتي نلخصها في التالي:
- تحقيق نتاىج افضل في العمل.
- تحسين نوعية وجودة الأداء، لهذا سمي فن ادارة الوقت.
- زيادة سرعة انجاز المهمات.
- التخفيف من الضغوط التي تنتج من تراكم الأعمال ( التخلص من التسويف).
كان هذا كل شيء عن فوائد تنظيم الوقت، وستتأكد منها بنفسك بعد ممارسة المهارة على أرض الواقع.
المعيقات
- الكسل والميل للراحة.
- عدم ضبط المواعيد، وانعدام الدقة، فينتج عنه التداخل وسوء التنظيم.
- عدم كتابة الأهداف.
- عدم تحديد الأولويات.
- عدم التخطيط، أي العشوائية.
- سوء التعامل مع الاحداث المفاجئة (الطوارئ).
- القلق بشأن المستقبل.
- استهلاك الوقت في استرجاع الماضي.
- التردد في اتخاذ القرار.
- لوم النفس باستمرار.
- القلق فيما بفكر فيه الاخرون عني، إذا قمت بعمل معين.
- التجمعات غير المفيدة كالديوانيات.
- انتظار حدث أمر معين للقيام بمهمة ما.
- تكرار الأعمال بنفس الطريقة الخاطئة، وعدم المراجعة والتقييم.
- عدم استغلال وقت ذروة النشاط للقيام بالمهام.
ستنتقل الآن لدراسة خطوات تنظيم الوقت.
إدارة المهام وترتيب الأولويات
اكيد أنك تساءلت كثيرا عن كيفية تنظيم الوقت، خصوصا عند تراكم الأعمال سنقدم لك الآن قواعد وأسس هذا، ولنسميها خطوات إدارة الوقت.
- تريتيب الأولويات، أي أن تصنف مهامك وفق معيارين اثنين: عنصر وقت التنفيذ، فهل هي عاجلة ام غير عاجلة، وعنصر الأهمية، فهل هي مهمة أو ذلك، اليك أمثلة عديدة تشرح لك مصفوفة ستيفن كوفي.
- كتابة الأهداف أو مايسمى بصياغتها بشكل ذكي smart goals ، وتكون كالتالي:
S محدد
M قابل للقياس
A قابل للتحقيق
R شخصي
T بزمن
S محدد بزمن
تطبيق: حاول تعبىة هاته المهام داخل المصفوفة:
- أخذ الابن المريض إلى الطبيب.
- اعمال مطلوب تنفيذها فورا.
- اجتماع في العمل.
- تطوير الذات.
- بناء العلاقات.
- المطالعة.
- الرياضة.
- الأعمال التطوعية.
- الإتصالات الهاتفيه.
- الرد على البريد الالكتروني.
- الزيارات العائلية.
- الأنشطة الترفيهية.
- تصفح النت.
في آخر المطاف ستكتشف أمرا في غاية الأهمية، وهو أن أهم مربع هو مربع التخطيط للمستقبل (مهم وغير العاجل) حسب وجهة نظري، وحبذا لو تشاركنا بتجربتك.
- التخطيط وهو أنجع أساليب إدارة الوقت فهو التفكير المنظم اللازم لتنفيذ أي عمل، والذي ينتهي باتخاذ القرارات المتعلقة بما يجب فعله ومتى تفعله و كيف، وماهي الإمكانيات البشرية والمادية اللازمة لتنفيذه.
تكمن أهمية التخطيط في كونها الجسر الذي نعبر من خلاله للوصول إلى أهدافنا، ويوفر عليك الوقت والجهد، علاوة على ذلك فهو يحدد لك الاتجاه المناسب لهدفك ويمكنك من السيطرة على كل مستجد.
- اتباع مبدأ باريتو، أو قاعدة 80/20، والتي تعني أن ٢٠%من مجهودك، يعطيك 80% من النتاىج.
- تعلم قول ( لا)، فإذا كنت ممن لا يجيدها فمؤكد أنك تضحي بمصالحك، في سبيل إرضاء الآخرين، حان الوقت لتتعلمها، لكن ليس بالضرورة أن تخسر من حولك.
اذن اتبع مايلي: قل ( لا) بصوت معتدل ولغة جسد متوازنة، بعدها قدم بداىل للطرف الآخر.
- التغلب على التسويف والمماطلة، وليكون هذا سهلا عليك قم بالآتي: مباشرة المهمة فورا أو قم بطلب المساعدة من شخص آخر ليقوم بها بدلا عنك، وهو مايسمى التفويض الفعال أو احذف العمل إذا كان غير مهم.
- إذا كنت مديرا أو حتى موظفا يتوجب عليك عقد اجتماعات، فتأكد من تأديتها بشكل صحيح وناجح والا فأنت تضيع وقتك، قم بعمل جدولة لأعمالك وفي آخر كل اجتماع قيم نتاىجه.
- التخلص من لصوص الوقت، وفي مقدمتها كل وسائل التواصل الاجتماعي، لا تبدأ بها يومك ابدا، خصص لها من ٢٠ إلى ٤٠ دقيقة في اليوم فقط.
- أتقن فن الإتصال الهاتفي، هل ترد على اتصال يأتيك؟ أعد حساباتك، هل تستغرق وقتا طويلا في البحث عن الأرقام الهاتفية؟ استعن بدليل. قبل اي مكالمة تريد اجراءها، حدد لها وقتا معينا، ويجب أن يكون لها هدفا.
- تنظيم الوقت يكون بتنظيم مكان العمل، واستخدام وسائل تسهل ذلك، كجداول أسبوعية للمهمات، to do list، تطبيقات على الهاتف.
- التحلي بالحزم، فانعدامه يسبب ضياع وقتك وضياعك.
- التركيز على مهمة واحدة لغاية الانتهاء منها.
- استغلال اوقات الانتظار، فمعظم وقتك يذهب هباء في وسائل النقل، انتظار موعد عند الطبيب، إلى آخره.
- اجعل لنفسك فرصة بتعلم شيء جديد كل يوم.
حل أسئلة مهارات إدارة الوقت
أجب عن هاته الأسئلة بأحد الاختيارات الأربعة ( داىما، أحيانا، قليلا، نادرا)، لن يأخذ منك اكثر من ٥ دقائق:
- هل تمضي وقتك كما تحب؟
- هل تشعر أن كل شيء يسير كما خططنا له؟
- هل تشعر أنك ناجح في عملك؟
- هل تقضي وقتا كافيا مع الأسرة، والأهل والأولاد والأقارب؟
- هل تستمتع في وقتك بالعمل؟
- هل تجد وقتا هادئا لا يقاطعك فيه أحد؟
- هل تخصص لنفسك وقتا للراحة؟
- هل تقوم بكل اعمالك مهما كانت مملة وصعبة؟
- هل عندك قائمة مكتوبة بأهدافك البعيدة؟
- هل تخطط لأعمال الأسبوع المقبل؟
- هل تقضي وقتا كافيا في التخطيط لوقتك؟
- هل لديك قائمة بأعمالك اليومية؟
- هل تؤدي عملك بناءا على نظام الأولويات؟
- هل تجد نفسك في آخر اليوم نفذت كل ما خططت له؟
- هل تمارس هواية مفيدة أسبوعيا؟
- هل تجد وقتا لحفظ صفحتين على الأقل من القرآن يوميا؟
- هل تنجز اعمالك في موعدها؟
- هل تجلس بعض الوقت مع نفسك؟
- هل تأخذ وقتا كافيا للتأمل والتفكير في المستقبل، وتطوير الأعمال المستقبلية؟
أسئلة مخصصة للمدراء فقط:
- هل تفوض موظفيك في أغلب الاعمال؟
- هل ساعات عملك أقل من موظفيك؟
- هل تقوم بكل مهامك برغبة وتطرد الملل؟
النتيجة:
للمدير:
عدد اجابات دائما× ٤=
". ". احيانا× ٣=
". ". قليلا × ٢=
". ". نادرا×١=
غير المدير:
عدد اجابات دائما× ٤=
". ". احيانا× ٣=
". ". قليلا × ٢=
". ". نادرا×١=
اذا كان المجموع أكثر من ٩٠ فأنت تستخدم وقتك بفاعلية.
إذا كان المجموع من ٧٥ إلى ٩٠ انت في طريقك الى استخدام وقتك بفاعلية.
في حال كانت النتيجة من ٥٥ إلى ٧٥ فعندك مشكل .
أما أن حصلت على ٥٥ فوقتك هو المتحكم فيك، أعد حساباتك.
تذكر دوما ان الوقت من ذهب، وأنه كالسبف إن لم تقطعه قطعك، وحقق العدالة بين نفسك وبين انجازاتك، فلست آلة عمل لا تتوقف، ولست في الحياة بدون فائدة، لا هذا ولا ذاك.
في الأخير، اعلم أن حسن ادارة الوقت لا يكون بين عشية وضحاها فهي مهارة، تتطلب وقتا وجهدا لاتقانها فلا تحبط إذا فشلت بل حاول مجددا، من سمهاها فن لم يخطئ فهي تسهل عليك حياتك.